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O que é uma ordem de serviço e como fazer?

A ordem de serviço é uma importante ferramenta corporativa, que, quando utilizada na prestação de serviços de manutenção, suporte ou assistência técnica, possibilita aos gestores um melhor acompanhamento da execução dos trabalhos, facilitando a tomada de decisões.

Trabalhos de campo podem ser planejados e roteirizados por meio de ordens de serviço. Além do mais, por meio das tecnologias atuais, esse recurso é ampliado: soluções em software são implementadas otimizando a comunicação entre gestores e técnicos.

Isso é possível por meio de recursos que disponibilizam a geração de gráficos, a geolocalização com GPS, entre outros aprimoramentos digitais presentes em aplicativos de ordem de serviço.

Entenda a utilidade da ordem de serviço

Essencialmente, a ordem de serviço formaliza a solicitação de uma tarefa, descrevendo suas especificidades no que se refere à execução, aos materiais a serem utilizados, às medidas de segurança que devem ser observadas, entre outras questões. Por isso, trata-se de uma importante ferramenta com vistas à melhoria da produtividade de uma maneira geral.

Como se trata de um documento rotineiro no ambiente de trabalho, que, enquanto registro, precisa ser devidamente arquivado, a OS acabará por servir também a diversos outros propósitos, como registro para controle do estoque, por exemplo.

Saiba como fazer

Ao se lavrar uma OS, deve-se observar obrigatoriamente os seguintes itens:

  • nome do funcionário e função da ordem de serviço;
  • as atividades desempenhadas;
  • as medidas de prevenção;
  • os equipamentos obrigatórios a serem utilizados;
  • as capacitações e treinamentos necessários;
  • os procedimentos em caso de acidentes;
  • o termo de responsabilidade que deve conter as assinaturas e a data de emissão do documento.

Esses itens deverão estar organizados como em um formulário no documento. É bastante comum que os próprios gestores confeccionem uma ordem de serviço, já que não se trata de uma tarefa complexa.

No entanto, se houver a possibilidade da colaboração de um técnico ou engenheiro de segurança na elaboração do documento, será melhor. Isso porque esses profissionais têm conhecimentos referentes às medidas de segurança que deverão ser observadas em cada tarefa solicitada.

Conheça algumas boas práticas para uma ordem de serviço

1. Uso de modelos prontos

Uma estratégia recorrente é a utilização de modelos prontos — isso torna a tarefa menos repetitiva, economizando tempo e recursos. Entretanto, é preciso muita atenção ao checar as informações nos formulários a serem reproduzidos, a fim de que não se replique também os erros que porventura contenham.

2. Cuidado na hora da emissão

Um detalhe a ser observado é que, no campo de assinatura, o nome do funcionário deve estar escrito de forma legível, junto à matrícula, caso haja. Dessa forma, garante-se a identificação do colaborador.

Para facilitar o processo, existem aplicativos corporativos específicos para feitura da ordem de serviço. Por meio deles, você pode criar formulários padronizados para ordens de serviço endereçadas a quaisquer dos colaboradores, que terão acesso ao sistema, por meio de login e senha cadastrados, e todo o processo poderá ser acompanhado em tempo real.

Com a utilização desses aplicativos mobile, é possível otimizar a comunicação entre os colaboradores, economizando impressão e agilizando os projetos em andamento.

E você? Já teve alguma experiência interessante com ordem de serviço? Conta pra gente nos comentários.